第一章 档案的收集与整理
第一条 为使瀚威公司档案齐全、完整、准确、安全，便于利用，特制定本制度。
第二条 瀚威公司及所属企业在日常工作中形成的文件、材料等由综合办公室负责收集、整理。
第三条 瀚威公司及所属企业历史财务档案，由财务结算中心负责搜集、整理，交综合办公室归档。。
第四条 瀚威公司及所属企业的财务档案每名主管会计手中只能留存最近一年的会计档案，其余年度统一交交综合办公室归档。
第五条 日常工作中需报上级部门的各种报表，由具体承办人负责收集、整理、保存。
第六条 各种会议及大型活动中形成的照片、录音、录像等资料由综合办公室负责进行收集、整理。
第七条 上级或有关单位下发的文件或会议通知等由综合办公室进行收集、整理、保存。
第二章 档案的利用
第八条 凡本公司及所属企业员工查询时，必须严格履行查阅手续，档案不准借出室外，凡因工作需要必须借出时，应由瀚威公司领导批准，并限期归还。
第九条 借阅有密级的档案，须瀚威公司总经理批准，并填写登记卡备案。
第十条 借阅档案者必须严守机密，爱护档案，不能私自拆卷、抽页、涂改、勾画、批注、损坏，不得转借他人，如发现上述问题，追究当事人责任。
第十一条 外单位人员查阅档案，须持单位介绍信，经瀚威公司总经理批准后，方可查阅。
第三章 档案的保管
第十二条 加强对永久、长期档案的科学管理，严防潮湿、水淹、污染、霉烂、虫蛀，最大限度地延长档案寿命。
第十三条 档案管理人员要经常查阅室内水电、取暖设备的完好情况，并及时消除隐患。
第十四条 装放档案排列要科学有序，避免阳光直射，保证档案的安全。
第十五条 发现异常情况，要做好检查记录，并采取有效措施加以制止。
