会议室使用管理办法
为进一步规范加强学校层面公共会议室的使用和管理,提高会议室使用效率和服务质量,特制定本办法。
一、本办法所称公共会议室是指学校综合办公楼、学生素质教育中心、图书馆内的各类会议室,主要用于举行重大会议、开展重要活动和接待来访客人的场所。
二、会议室管理使用范围
1.学校综合办公楼5楼会议室、301会议室、317会议室、323会议室等会议场所,由党政办公室负责日常管理和维护,统筹安排使用。
2.学校学生素质教育中心、礼堂等会议室,由团委负责日常管理和维护,统筹安排使用。
3.学校图书馆学术报告厅等会议场所,由图书馆负责日常管理和维护,统筹安排使用。
4.以上各公共会议室作为学校资源设施,应优先安排校内各部门使用。
三、会议室使用审批程序
(一)会议室预约
1.学校各部门使用公共会议室,须提前3天向所属管理部门预约,即在服务大厅填报使用申请单(包括开会时间、主办部门、会议内容、设备使用要求等)。相关管理部门将根据申请情况,提前1天将会议室安排通知使用部门。
2.会议室安排中若有冲突,原则上按申请联系时间先后顺序确定。若各部门预定的会议室与学校安排的重要会议或重要接待活动发生冲突时以学校为主,由相关管理部门负责统筹调整。
(二)会议室使用
1.各部门以学校名义承办的各类会议,会场布置由承办部门负责,相关管理部门协助。各部门自己组织的各类会议,会场布置、会务服务由承办部门负责。
2.会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得管理部门同意,任何人不得拿出会议室或作为他用。
3.自觉维护会议室的环境卫生,不在会议室内进餐、吸烟,不随地吐痰,乱丢杂物,不随处粘贴,乱涂乱画。
4.对于未按规定要求使用会议室的部门,相关管理部门有权提出批评。
四、附则
本办法由党政办公室负责解释,自公布之日起执行。